Guide : Tout sur la gestion des absences et des congés

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Si vous travaillez dans les Ressources Humaines, vous devrez faire face à un certain nombre de problématiques liées à la gestion des congés et des absences . En fait, l'une des questions les plus fréquemment posées par les nouveaux employés concerne la politique de vacances de l'entreprise.

Afin de pouvoir répondre aux questions de vos collaborateurs sur ce sujet, il est important de comprendre les différences entre congés sans solde et congés payés, de connaître les différents types d'absence et, bien sûr, de s'informer sur le fondement légal.

Retrouvez tout ce que vous devez savoir sur la gestion des absences et des congés des employés dans ce guide concis .

Réglementations légales en vacances

Afin de bien gérer les congés et les absences de vos collaborateurs, vous devez d'abord connaître les réglementations légales. En effet, l'utilisation des vacances et des absences est strictement réglementée, qu'il s'agisse du nombre de jours de vacances auquel un salarié a droit, du motif de son absence, de la rémunération pendant les vacances, etc.

Jour férié : défini par la loi

Le congé est un congé payé pour les employés afin de maintenir leur capacité de travail et est régi par la loi fédérale sur les jours fériés ( BUrlG ). Le but des vacances est le loisir, de sorte que les employés ne peuvent exercer aucun emploi rémunérateur qui entre en conflit avec ce but pendant leurs vacances.

Pour cette raison, les employés ne se verront pas facturer de jours de vacances s'ils tombent malades pendant leurs vacances, à condition qu'ils puissent produire un certificat médical.

Cependant, il existe également des formes particulières de congés qui ne constituent pas des congés payés (voir Types de congés et absences).

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Droit au congé légal 

En Allemagne, chaque employé travaillant une semaine de 5 jours a légalement droit à au moins 20 jours de vacances par an. Ainsi, vous pourrez vous détendre et oublier le quotidien pendant quelques jours.

Cependant, lorsqu'il s'agit de calculer les jours de vacances, il y a quelques règles importantes à suivre. Par exemple, le calcul dépend du fait que vos employés travaillent à temps plein ou à temps partiel, ou s'il s'agit d'un emploi à temps partiel. Mais la gestion du droit aux congés en cas de licenciement est également une chose que tous les responsables RH responsables de la gestion des congés doivent savoir.

Même si le droit aux vacances vise à fournir aux employés un repos suffisant par an, il arrive parfois que tous les jours de vacances ne soient pas pris. Dans certains cas, le congé peut alors être reporté à l'année suivante.

Mais il y a aussi des aspects importants à considérer ici. Celles-ci incluent, entre autres, les raisons justifiant le transfert des jours de vacances, le transfert des jours de vacances lors d'un changement d'employeur, la période de transfert et plus encore.

Jours fériés

Vous devez également garder à l'esprit les jours fériés lorsqu'il s'agit de gérer votre main-d'œuvre. Selon que vous avez plusieurs emplacements, différentes équipes peuvent avoir des jours de congé différents. Cependant, de nombreux employés aiment aussi prendre une journée de transition afin de pouvoir profiter au mieux des jours fériés.

Si les employeurs interdisent les congés et annoncent un blocage, cela signifie pour les employés qu'aucun congé ne peut être pris pendant une période définie. Incidemment, il est interdit Il peut durer des durées différentes selon la raison sur laquelle il est basé.

Quand une  interdiction de vacances est-elle autorisée ? L'employeur ne peut pas simplement imposer une interdiction : il doit y avoir des raisons opérationnelles urgentes pour le faire.

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Types de congés et d'absences

L'une des difficultés de la gestion des congés et des absences de vos collaborateurs est le grand nombre de types d'absence. Chacun d'entre eux a des réglementations légales différentes et tous les types n'ont pas un droit légal pour les employés.

Dans cette section, vous trouverez toutes les informations importantes sur les principaux types d'absence :

• Vacances

• Congé sans solde / temps libre

• sabbatique

• vacances d'entreprise

• Maladies

• travailler à distance

• Protection de la maternité

• congé maternité

• congé de formation

• Congé spécial (déménagement, mariage, deuil, etc.)

Congés non payés

Les congés payés auxquels les salariés ont droit peuvent être complétés par des jours de congés non payés. Ce congé sans solde doit être demandé par le salarié à son employeur. Selon l'accord, le superviseur doit ou peut approuver la demande.

Vous pouvez savoir dans quelles conditions un employé a droit à un congé sans solde, combien de temps il peut durer et ce qu'il faut prendre en compte en matière d'assurance ici.

sabbatique

L'année sabbatique, ou année sabbatique, est un modèle de temps de travail qui décrit une interruption de travail plus longue. Les salariés ont souvent recours à ce type de congé pour un déplacement plus long ou des mesures de formation complémentaire. Cependant, il n'y a pas de droit légal à ce congé spécial

Il est important que les entreprises sachent quels modèles existent pour mettre en œuvre des congés sabbatiques, quels avantages et inconvénients ce type de vacances apporte et ce qu'il advient du droit aux vacances pendant l'année sabbatique.

vacances d'entreprise

Dans certaines circonstances, les employeurs peuvent commander des congés d'entreprise ou des congés d'entreprise. Cela se justifie, par exemple, si la situation des commandes est particulièrement faible, si des travaux de rénovation sont en cours ou s'il existe d'autres raisons opérationnelles importantes qui empêchent les employés de faire leur travail.

Les entreprises doivent annoncer les jours fériés en temps utile, car ceux-ci ont un impact sur les jours de vacances des employés. Mais que se passe-t-il lorsque les employés n'ont plus de jours de vacances ?

congé de maladie 

L'une des raisons pour lesquelles vos employés ne peuvent pas venir au bureau est qu'ils sont malades. Les arrêts maladie sont assez fréquents et font partie de la vie professionnelle quotidienne. Cependant, si vos salariés sont dans l'impossibilité de travailler pour une durée plus longue, il est de votre devoir en tant qu'employeur de proposer un parcours de réinsertion : la gestion opérationnelle de l'insertion (BEM).

L'obligation d'engager une démarche BEM naît lorsqu'un salarié est absent pour cause de maladie pendant au moins six semaines consécutives ou pour un total de 30 jours ouvrables sur 42 jours calendaires. Ces jours d'absence doivent également pouvoir être justifiés par un certificat médical.

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travailler à distance

Le travail à distance , ou télétravail , n'est pas un congé sabbatique ou un congé pour les employés . Cependant, ceux-ci sont externes, ce qui influence également l'administration et la planification de la main-d'œuvre.

Par conséquent, il est judicieux d'inclure également le travail à distance comme type d'absence et de noter les employés qui travaillent hors site certains jours.

Protection de la maternité

Peu de temps avant et après la naissance de l'enfant, les employés bénéficient d'un congé pour s'adapter à leur nouvelle situation de vie et se remettre de la naissance. Comme elles ne travaillent pas pendant cette période, elles doivent bénéficier d'une protection spéciale, prévue par la loi sur la protection de la maternité.

Celles-ci comprennent, entre autres, une interdiction de travailler avant et après la naissance, une protection spéciale contre le licenciement, la protection de la santé sur le lieu de travail, ainsi que la sécurisation des revenus.

congé maternité

Le congé parental décrit une pause non rémunérée du travail et est disponible à la fois pour les mères et les pères. Les salariés ont droit à un congé parental pour s'occuper de leur enfant jusqu'à 3 ans. Non seulement les parents biologiques, mais aussi les parents adoptifs et, dans certains cas, les grands-parents ont le droit de prendre un congé parental.

Les employés ne perçoivent pas de salaire pendant le congé parental. Au lieu de cela, ils ont la possibilité de percevoir l'allocation parentale. Il existe également une protection spéciale contre le licenciement pour les employés pendant cette période.

congé de formation

La plupart des travailleurs ignorent qu'ils ont droit au congé-éducation. Ceci est utile pour la formation professionnelle, dont bénéficient à la fois les employés et les employeurs.

Avec le congé-éducation, les salariés sont libérés de leur travail pour poursuivre leur formation. En plus des congés annuels réguliers, les entreprises doivent accorder à leurs employés des congés payés s'ils les utilisent pour poursuivre leur formation. Cependant, chaque État fédéral a ses propres réglementations à cet égard.

congé spécial

Le législateur prévoit un congé spécial en cas d'événements ou d'incidents particuliers. Cependant, ce ne sont pas des vacances. On parle plutôt d'une libération du travail, par exemple en cas de mariage, de naissance d'un enfant ou pour d'autres raisons.

Il s'agit d'une réglementation légale ancrée dans l'article 616 du Code civil allemand (BGB). Selon celle-ci, un salarié est libéré du travail et continue de percevoir son salaire si :

1. il n'était pas responsable de la situation lui-même
2. est directement touché
   et
3. la durée de l'exonération est relativement peu importante.

Des solutions pour une gestion efficace des congés

Afin de toujours garder un œil sur toutes les absences de vos collaborateurs et d'éviter les chevauchements d'équipes, vous devez mettre en place une solution de gestion des congés efficace dans votre entreprise. Vous pourriez également être intéressé par ces 3 conseils de gestion des vacances.

Planificateur de vacances dans Excel

La gestion manuelle dans Excel représente un système de gestion des vacances simple et relativement peu coûteux. Ici, après approbation de la demande de vacances de l'employé, vous pouvez saisir les jours respectifs du mois correspondant de l'année civile.

Cependant, cette approche de la gestion des vacances et des absences prend beaucoup de temps tant pour les responsables RH que pour les employés, car elle implique beaucoup de communication et de correspondance. De plus, ce type d'administration est plus sujet aux erreurs et les droits aux congés et les jours de congés reportés doivent être calculés manuellement.

Les avantages de l'utilisation d'un logiciel par rapport à l'utilisation d'Excel sont les suivants :

• Vos collaborateurs peuvent consulter à tout moment le nombre de jours de congés restants et demander eux-mêmes leurs congés facilement et en un seul clic  

• Dans le calendrier de l'équipe, vous pouvez voir directement quels employés sont absents du bureau à quel jour et éviter les absences qui se chevauchent . 

• Vous centralisez toutes les demandes de vacances en un seul endroit 

• Vous pouvez approuver ou rejeter les demandes de vacances en un seul clic . Ou vous pouvez désigner directement le cadre supérieur concerné comme responsable des absences .

• Vous pouvez vérifier en un coup d'œil le nombre de jours de vacances restants pour chaque employé.
• WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).